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Consideraciones
Generales
1.- El uso
de mayúsculas o minúsculas no tiene incidencia
sobre el resultado de la búsqueda.
2.- Los
números de dependencia utilizados en la codificación
son los que habitualmente se utilizan para especificar el origen
de los expedientes.
3.- La forma
de obtener como resultado todos los documentos del Digesto es
realizando una consulta por la letra de uso más frecuente
en nuestra lengua, osea la letra 'e'.
4.- Las
cosultas que contienen acentos, 'ñ' o caracteres extraños
estos serán convertidos a los caracteres que reconoce
el digesto.
5.-Si la
palabra de la consulta contiene una 'ñ', puede substituir
ésta por un '#', las diéresis son ignoradas, y
los símbolos como º, etc. son convertidos en o
u a, según corresponda al símbolo usado.
6.- La búsqueda
por clave y la búsqueda rápida permiten la especificación
parcial de palabras o frases.
7.- La página
de respuestas informa el código del documento, seguido
de la fecha de emisión del mismo y una breve descripción
que permite identificar el tema del que trata.
Búsqueda
en GOOGLE
Los documentos
registrados mediante archivos Word, están disponibles mediante
conversión automática en HTML, lo que facilita su
indexación en buscadores como Google. La forma
correcta de buscar el documento dentro del sitio usando Google
es utilizando la opción "site". Ejemplo:
"regimen de contrataciones" site:digesto.unsl.edu.ar
buscará todas las coincidencias indexadas por
Google dentro del texto de la documentacion registrada en
el sitio del Digesto Administrativo.
. Este tipo de rastreo de documentación es útil para
los casos en que la documentación no ha sido registrada según
las normas especificadas para el sistema, sea que se hayan obviado
nombres u otras claves que deben ser consignadas en el momento del
registro. No resultarán incluidos en los resultados los documentos
PDF, por haber sido escaneados como imágenes.
Búsqueda
rápida
La búsqueda
rápida que aparece al inicio de la página principal
del Digesto, permite especificar cualquier frase o palabra,
ingresada en forma completa o parcial. Valen para esta todas
las consideraciones antes mencionadas. Esta búsqueda
accederá a todos los datos enviados en el registro. Está
principalmente orientada a la ubicación por temas o nombres
propios. La opción de búsqueda ahora no es única,
ya que permite realizar consultas por condiciones lógicas
implementadas a través del AND (&&) y el OR (%%)
-el en Ayuda rápida en la página
principal contiene ejemplos- Esta consulta no permite anidamientos,
y, aunque es muy sencilla, probablemente la mayoría de
los usuarios prefieran recurrir a una consulta mas guiada para
condiciones múltiples, en este caso debe recurrir a la
búsqueda avanzada.
Búsqueda
avanzada
Esta opción
de búsqueda permite refinar los criterios, disminuyendo
considerablemente el número de respuestas que no se corresponden
exactamente con lo que se busca. Este proceso procede buscando
las correspondencias exactas con las opciones y cadenas de caracteres
ingresados, item por item. Eliminando del conjunto de resultados
todas aquellas que no cumplan con todos y cada uno de las opciones
elegidas y/o palabras ingresadas.
.
Opciones
de la búsqueda avanzada
Puede
ingresarse cualquier combinación de opciones que tenga
sentido. Los items correspondientes a tipo, origen, emisor
y área se realizan mediante selecciones en el menú
correspondiente. Sin selección, es la opción
por defecto para estos items, el blanco para aquellos como
fecha, código o claves, que permiten ingresar texto.
Si después de realizar una búsqueda no encuentra
resultados, intente con una combinación menos restrictiva.
Las palabras
claves en esta búsqueda son las que se registran como
tales en la cabecera del documento, esta es una diferencia
con la búsqueda rápida. Si en la búsqueda
rápida ingresamos la palabra 'resoluciones', el resultado
mostrará todas aquellos documentos cuyo tipo corresponde
a 'resoluciones', mas los que contengan la palabra en alguna
parte del texto registrado en la cabecera del mail. En cambio,
la búsqueda por palabras o frases claves de la búsqueda
avanzada procede a buscar sobre lo que fuera consignado en
el mail enviado en la sección de 'claves'. Estas claves
se supone son las que identifican a cada documento individual,
diferenciándolo del resto, y permiten agrupar documentos
bajo semejanza temática.
El
formato del código
El formato
del código difiere del que normalmente se utiliza,
ya que se agrega el origen del trámite. Por ejemplo:
con RR-2-10/99 se refiere a la Resolución Rectoral
10/99, cuyo trámite tiene origen en un expediente iniciado
en la Facultad de Ciencias Humanas.
No debe
confundirse entonces origen y emisor. Tampoco el número
de origen con el de contaduría, los números
con que se identifican los orígenes de los expedientes
son los que nos interesan, y son los que manejamos comúnmente
como número de dependencia.
Las codificaciones
básicas para tipificar documentos, no difieren
notablemente de las conocidas, pero si se intenta introducir
un ordenamiento y unicidad en los métodos de codificación
que ayuden a la implemetación de futuros sistemas vinculados
al trámite documental.
Búsquedas
por partes de un código o fecha
Esta forma
de especificar los códigos permite acortar el proceso
de selección de opciones, pues si pedimos en el código
que busque por ejemplo RCD-2,
ya estamos acotando los resultados posibles a Resoluciones
emitidas por el Consejo Directivo
y que tienen origen en la Facultad
de Ciencias Humanas.
Lo mismo
ocurre con las fechas, podemos pedir que nos acote la selección
a documentos generados en el 98, entonces en fecha colocamos
98 y eso es todo. Naturalmente podemos seguir acotando, digamos
que sólo nos interesan los generados en el mes de diciembre,
colocamos 10/98. Así siguiendo podemos restringir hasta
buscar los emitidos un día en particular, v.g. 01/10/98.
Siempre
que se especifiquen números de origen o números
de documento no se debe completar a izquierda con ceros, difícilmente
encontremos algo buscando por origen 01, por ejemplo. A la
inversa, en el caso de las fechas, cuando el día o
mes buscado es de un solo dígito debemos especificar
un cero a izquierda. Por supuesto que en el caso de colocar
5/ para especificar un mes, también retornará
lo que estaba bajo 05/, simplemente porque 5/ está
incluído en 05/. Pero no ocurrirá así
cuando pidamos 10/5, seguramente no obtendremos respuestas.
La
frase clave de búsqueda
Como con
las fechas y los números, en la frase clave se pueden
escribir palabras o frases incompletas. Números, fechas
, nombres, son todos aceptados, la única observación
está relacionada a la sintáxis,
aspecto ya tratado en esta ayuda. Recuerde que los espacios
en blanco son significativos, no así el uso de mayúsclulas
o minúsculas.
Búsqueda
en el texto del documento
Esta nueva
facilidad, provista mediante WebGlimpse,
le permite buscar por palabras o frases en el texto completo
de los documentos, y está orientada a facilitar el hallazgo
de un documento cuyas claves no fueran debidamente consignadas
en el formulario de registro de éste en el sistema.
Tenga en
cuenta cuando realiza una búsqueda utilizando este método,
usar claves de búsqueda que tiendan a minimizar el conjunto
de documentos respuesta de la consulta, este tipo de procesos
es costoso para la performance del sistema, además, un
conjunto de respuesta muy extenso es de dudable utilidad, si
el objeto es obtener un único documento. Considere por
tanto esta búsqueda como una alternativa a los otros
dos métodos existentes, y utilícela como recurso
cuando ninguno de los otros métodos le entregue resultados.
Obsevará
que los documentos que despliega esta búsqueda presentan
alteraciones en el formato y caracteres extraños. Ello
se debe a que los conversores de texto disponibles no convierten
en todos los casos el formato, y desconocen ls símbolos
exclusivos de nuestra lengua. No obstante, si se quiere acceder
al texto en formato de Word, no tiene mas que acceder al mismo
mediante la identificación específica del documento
a través de cualquiera de los otros buscadores del sistema.
Significado
de las opciones de búsqueda:
En el ítem
de clave de búsqueda se consigna la frase o palabra
por la que se desea buscar. Si separan las frases o palabras
con ; ,estará
restringiendo la búsqueda a la ocurrencia simultánea
de todas las frases y/o palabras separadas con ; dentro del
mismo archivo. En tanto que si separa las palabras o frases
con , se
están ampliando las posibilidades de encontrar coincidencias,
pues se considera como respuesta exitosa cualquiera de las ocurrencias
de las frases o palabras consignadas en la opción de
búsqueda dentro del archivo de texto.
La
elección solo mayúsculas permite realizar
la búsqueda de una palabra o frase escrita en mayúsculas
en la opción de búsqueda, considerando como éxito
sólo las ocurrencias de la frase o palabra cuando ésta
figura en mayúsculas en el texto.
Cuando se
utiliza coincidencia parcial, la búsqueda retornará
todos aquellos documentos en cuyo texto figure cualquier subcadena
de caracteres de aquellas que componen la cadena de la frase
o palabra de búsqueda.
Con la opción
de mostrar la línea, la búsqueda retorna
el número de línea dentro del documento donde
halló la primer coincidencia dentro del texto del documento.
La opción
de diferencias sintácticas permite buscar una cadena
de caracteres (frase o palabra) con tantas diferencias sintácticas
como el número elegido en la opción. Ello es que
si se especifican para una frase 2 diferencias sintácticas,
se considera como éxito toda variación posible
de la frase o palabra en dos letras, pudiendo producirse esta
variación en cualquier posición (letra) de la
palabra o frase, y considerando como posible substituto cualquier
otra letra del abecedario. Esta búsqueda es costosa y
lenta, por lo cual se aconseja que no la use, a menos que su
intento este centrado en encontrar palabras o frases que puedan
contener errores sintácticos.
Esta
facilidad no cuenta con todos los documentos en línea,
ya que le proceso de conversión y generación de
índices de acceso a los documentos no puede ser automatizado
actualmente, este se realiza sólo en forma períodica.
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