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Actualizada el 09/10/2011
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BUSQUEDAS
 

Consideraciones Generales

1.- El uso de mayúsculas o minúsculas no tiene incidencia sobre el resultado de la búsqueda.

2.- Los números de dependencia utilizados en la codificación son los que habitualmente se utilizan para especificar el origen de los expedientes.

3.- La forma de obtener como resultado todos los documentos del Digesto es realizando una consulta por la letra de uso más frecuente en nuestra lengua, osea la letra 'e'.

4.- Las cosultas que contienen acentos, 'ñ' o caracteres extraños estos serán convertidos a los caracteres que reconoce el digesto.

5.-Si la palabra de la consulta contiene una 'ñ', puede substituir ésta por un '#', las diéresis son ignoradas, y los símbolos como º, etc. son convertidos en o u a, según corresponda al símbolo usado.

6.- La búsqueda por clave y la búsqueda rápida permiten la especificación parcial de palabras o frases.

7.- La página de respuestas informa el código del documento, seguido de la fecha de emisión del mismo y una breve descripción que permite identificar el tema del que trata.

Búsqueda en GOOGLE

Los documentos registrados mediante archivos Word, están disponibles mediante conversión automática en HTML, lo que facilita su indexación en buscadores como Google. La forma correcta de buscar el documento dentro del sitio usando Google es utilizando la opción "site". Ejemplo: "regimen de contrataciones" site:digesto.unsl.edu.ar buscará todas las coincidencias indexadas por Google dentro del texto de la documentacion registrada en el sitio del Digesto Administrativo.
. Este tipo de rastreo de documentación es útil para los casos en que la documentación no ha sido registrada según las normas especificadas para el sistema, sea que se hayan obviado nombres u otras claves que deben ser consignadas en el momento del registro. No resultarán incluidos en los resultados los documentos PDF, por haber sido escaneados como imágenes.

Búsqueda rápida

La búsqueda rápida que aparece al inicio de la página principal del Digesto, permite especificar cualquier frase o palabra, ingresada en forma completa o parcial. Valen para esta todas las consideraciones antes mencionadas. Esta búsqueda accederá a todos los datos enviados en el registro. Está principalmente orientada a la ubicación por temas o nombres propios. La opción de búsqueda ahora no es única, ya que permite realizar consultas por condiciones lógicas implementadas a través del AND (&&) y el OR (%%) -el en Ayuda rápida en la página principal contiene ejemplos- Esta consulta no permite anidamientos, y, aunque es muy sencilla, probablemente la mayoría de los usuarios prefieran recurrir a una consulta mas guiada para condiciones múltiples, en este caso debe recurrir a la búsqueda avanzada.

 

Búsqueda avanzada

Esta opción de búsqueda permite refinar los criterios, disminuyendo considerablemente el número de respuestas que no se corresponden exactamente con lo que se busca. Este proceso procede buscando las correspondencias exactas con las opciones y cadenas de caracteres ingresados, item por item. Eliminando del conjunto de resultados todas aquellas que no cumplan con todos y cada uno de las opciones elegidas y/o palabras ingresadas.

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Opciones de la búsqueda avanzada

Puede ingresarse cualquier combinación de opciones que tenga sentido. Los items correspondientes a tipo, origen, emisor y área se realizan mediante selecciones en el menú correspondiente. Sin selección, es la opción por defecto para estos items, el blanco para aquellos como fecha, código o claves, que permiten ingresar texto. Si después de realizar una búsqueda no encuentra resultados, intente con una combinación menos restrictiva.

Las palabras claves en esta búsqueda son las que se registran como tales en la cabecera del documento, esta es una diferencia con la búsqueda rápida. Si en la búsqueda rápida ingresamos la palabra 'resoluciones', el resultado mostrará todas aquellos documentos cuyo tipo corresponde a 'resoluciones', mas los que contengan la palabra en alguna parte del texto registrado en la cabecera del mail. En cambio, la búsqueda por palabras o frases claves de la búsqueda avanzada procede a buscar sobre lo que fuera consignado en el mail enviado en la sección de 'claves'. Estas claves se supone son las que identifican a cada documento individual, diferenciándolo del resto, y permiten agrupar documentos bajo semejanza temática.

El formato del código

El formato del código difiere del que normalmente se utiliza, ya que se agrega el origen del trámite. Por ejemplo: con RR-2-10/99 se refiere a la Resolución Rectoral 10/99, cuyo trámite tiene origen en un expediente iniciado en la Facultad de Ciencias Humanas.

No debe confundirse entonces origen y emisor. Tampoco el número de origen con el de contaduría, los números con que se identifican los orígenes de los expedientes son los que nos interesan, y son los que manejamos comúnmente como número de dependencia.

Las codificaciones básicas para tipificar documentos, no difieren notablemente de las conocidas, pero si se intenta introducir un ordenamiento y unicidad en los métodos de codificación que ayuden a la implemetación de futuros sistemas vinculados al trámite documental.

Búsquedas por partes de un código o fecha

Esta forma de especificar los códigos permite acortar el proceso de selección de opciones, pues si pedimos en el código que busque por ejemplo RCD-2, ya estamos acotando los resultados posibles a Resoluciones emitidas por el Consejo Directivo y que tienen origen en la Facultad de Ciencias Humanas.

Lo mismo ocurre con las fechas, podemos pedir que nos acote la selección a documentos generados en el 98, entonces en fecha colocamos 98 y eso es todo. Naturalmente podemos seguir acotando, digamos que sólo nos interesan los generados en el mes de diciembre, colocamos 10/98. Así siguiendo podemos restringir hasta buscar los emitidos un día en particular, v.g. 01/10/98.

Siempre que se especifiquen números de origen o números de documento no se debe completar a izquierda con ceros, difícilmente encontremos algo buscando por origen 01, por ejemplo. A la inversa, en el caso de las fechas, cuando el día o mes buscado es de un solo dígito debemos especificar un cero a izquierda. Por supuesto que en el caso de colocar 5/ para especificar un mes, también retornará lo que estaba bajo 05/, simplemente porque 5/ está incluído en 05/. Pero no ocurrirá así cuando pidamos 10/5, seguramente no obtendremos respuestas.

La frase clave de búsqueda

Como con las fechas y los números, en la frase clave se pueden escribir palabras o frases incompletas. Números, fechas , nombres, son todos aceptados, la única observación está relacionada a la sintáxis, aspecto ya tratado en esta ayuda. Recuerde que los espacios en blanco son significativos, no así el uso de mayúsclulas o minúsculas.

 

Búsqueda en el texto del documento

Esta nueva facilidad, provista mediante WebGlimpse, le permite buscar por palabras o frases en el texto completo de los documentos, y está orientada a facilitar el hallazgo de un documento cuyas claves no fueran debidamente consignadas en el formulario de registro de éste en el sistema.

Tenga en cuenta cuando realiza una búsqueda utilizando este método, usar claves de búsqueda que tiendan a minimizar el conjunto de documentos respuesta de la consulta, este tipo de procesos es costoso para la performance del sistema, además, un conjunto de respuesta muy extenso es de dudable utilidad, si el objeto es obtener un único documento. Considere por tanto esta búsqueda como una alternativa a los otros dos métodos existentes, y utilícela como recurso cuando ninguno de los otros métodos le entregue resultados.

Obsevará que los documentos que despliega esta búsqueda presentan alteraciones en el formato y caracteres extraños. Ello se debe a que los conversores de texto disponibles no convierten en todos los casos el formato, y desconocen ls símbolos exclusivos de nuestra lengua. No obstante, si se quiere acceder al texto en formato de Word, no tiene mas que acceder al mismo mediante la identificación específica del documento a través de cualquiera de los otros buscadores del sistema.

Significado de las opciones de búsqueda:

En el ítem de clave de búsqueda se consigna la frase o palabra por la que se desea buscar. Si separan las frases o palabras con ; ,estará restringiendo la búsqueda a la ocurrencia simultánea de todas las frases y/o palabras separadas con ; dentro del mismo archivo. En tanto que si separa las palabras o frases con , se están ampliando las posibilidades de encontrar coincidencias, pues se considera como respuesta exitosa cualquiera de las ocurrencias de las frases o palabras consignadas en la opción de búsqueda dentro del archivo de texto.

La elección solo mayúsculas permite realizar la búsqueda de una palabra o frase escrita en mayúsculas en la opción de búsqueda, considerando como éxito sólo las ocurrencias de la frase o palabra cuando ésta figura en mayúsculas en el texto.

Cuando se utiliza coincidencia parcial, la búsqueda retornará todos aquellos documentos en cuyo texto figure cualquier subcadena de caracteres de aquellas que componen la cadena de la frase o palabra de búsqueda.

Con la opción de mostrar la línea, la búsqueda retorna el número de línea dentro del documento donde halló la primer coincidencia dentro del texto del documento.

La opción de diferencias sintácticas permite buscar una cadena de caracteres (frase o palabra) con tantas diferencias sintácticas como el número elegido en la opción. Ello es que si se especifican para una frase 2 diferencias sintácticas, se considera como éxito toda variación posible de la frase o palabra en dos letras, pudiendo producirse esta variación en cualquier posición (letra) de la palabra o frase, y considerando como posible substituto cualquier otra letra del abecedario. Esta búsqueda es costosa y lenta, por lo cual se aconseja que no la use, a menos que su intento este centrado en encontrar palabras o frases que puedan contener errores sintácticos.

Esta facilidad no cuenta con todos los documentos en línea, ya que le proceso de conversión y generación de índices de acceso a los documentos no puede ser automatizado actualmente, este se realiza sólo en forma períodica.


 

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Laura Victoria Ruiz - DGIUNSL
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